Einstellungen

Um bei der Ausführung des Lohnberichts zum Monatsende in Timesheet Mobile ein korrektes Ergebnis zu erhalten, müssen Sie zuerst die richtigen Einstellungen für jeden Mitarbeiter vornehmen.

Die folgenden Einstellungen sind kritisch:

Mitarbeiternummer

Die Mitarbeiternummer muss mit der bei ADP registrierten übereinstimmen.

Abrechnungsart  

Stündlich

Wenn der Mitarbeiter stündlich arbeitet, stellen Sie seine Abrechnungsart auf „Stündlich“ ein.

 

Gehalt

Wenn der Mitarbeiter angestellt ist, d. h. er arbeitet für den gleichen Geldbetrag, egal wie lange er in einem Monat arbeitet, dann stellen Sie seine Gehaltsabrechnungsart auf „Gehalt“ ein.

 

Arbeitszeit

Auf der Seite „Arbeitszeit“ gibt es viele Einstellungen. Im Allgemeinen sollten sie mit dem übereinstimmen, was im Vertrag des Arbeitnehmers steht.

Vollzeit vs. Teilzeit

Legen Sie fest, ob der Mitarbeiter in Vollzeit oder Teilzeit arbeiten wird.

Hinweis: Teilzeit bedeutet alles andere als Vollzeit. Dazu gehört ein Mini-jobber.

Stunden pro Woche oder Monat  

Die Verwendung von „Stunden pro Woche“ im Vergleich zu „Stunden pro Monat“ wird durch Befolgung des Vertrags des Mitarbeiters entschieden. Wenn der Vertrag besagt, dass der Mitarbeiter 40 Stunden pro Woche arbeiten wird (und nicht die Anzahl der monatlichen Stunden angeben), legen Sie die Werte wie unten angegeben fest. Die monatlichen Stunden werden automatisch berechnet.

 

Wenn der Vertrag feste monatliche Arbeitszeiten hat, stellen Sie diese wie unten ein. Der Festwert wird automatisch in alle Monate eingetragen.

Da die Monate eine unterschiedliche Anzahl von Arbeitstagen haben, können Sie die Stunden für jeden Monat entsprechend der Anzahl der Tage festlegen, an denen Ihr Unternehmen in Betrieb und geöffnet ist, oder nur der Anzahl der Tage, an denen Sie wissen, dass dieser Mitarbeiter in jedem Monat arbeiten wird. Hier ist ein Beispiel für die Monate 2022 mit einer 40-Stunden-Woche für einen Arbeiter, der von Montag bis Freitag arbeitet.

Überstundenberechnung

Die Art und Weise, wie Überstunden berechnet werden, wirkt sich stark auf die am Ende des Monats bezahlten Stunden aus. Es gibt drei Arten von Überstunden:

•             Täglich

•             Wöchentlich

•             Monatlich

 

Tägliche Überstunden

Tägliche Überstunden liegen vor, wenn ein Arbeiter über seine normale tägliche Arbeitszeit hinaus arbeitet, zum Beispiel: Henrys normaler Tag hat 8 Stunden. Wenn er 9 Stunden arbeitet, bekommt er eine Überstunde. Er verliert diese Stunde nicht, wenn er am nächsten Tag weniger arbeitet.

Um tägliche Überstunden in Timesheet Mobile zu aktivieren, legen Sie die täglichen Grenzen fest, wie beispielsweise, unten gezeigt:

 

Wöchentliche Überstunden

Wöchentliche Überstunden bedeutet, dass die in einer Woche geleisteten Arbeitsstunden zusammengezählt und mit der Wochengrenze verglichen werden. Wenn die Gesamtstundenzahl die Grenze überschreitet, gibt es Überstunden.

wöchentliche Überstunden = wöchentliche Iststunden – wöchentliche Grenze

Beispiel: Betty hat eine wöchentliche Grenze von 40 Überstunden pro Woche. Wenn sie diese Stunden arbeitet,

Mo           8

Di              9

Mi             7

Do             8

Freitag      8

 

wird sie keine Überstunden haben. Wieso den? Denn die Plus- und Minusstunden gleichen sich über die Woche aus.

Hier sind ihre Einstellungen:

 

Monatliche Überstunden

Monatliche Überstunden bedeuten, dass die im Monat geleisteten Arbeitsstunden mit den auf der Seite „Arbeitszeit“ eingestellten Vertragsstunden verglichen werden, wie unten dargestellt:

 

Wenn Hans beispielsweise im Mai mehr als 176 Stunden arbeitet, gilt alles darüber hinaus als Überstunden.

Um monatliche Überstunden zu aktivieren, setzen Sie auf der Seite „Überstunden“ sowohl täglich als auch wöchentlich auf leer oder null (0).

Monatsendberichte

Wenn Sie bis zu diesem Punkt alles richtig gemacht haben, haben Sie es geschafft, aber die Werte, die Sie in den verschiedenen Berichten sehen werden, sagen Ihnen unterschiedliche Dinge, also gehen wir sie durch.

Stundenzettel

Um den Bericht zu erstellen, gehen wir zunächst zum Stundenzettel. Wenn es keine Fehler in der Stundenzettel eines Mitarbeiters gibt, sieht es so aus:

Wir definieren nun, welche Werte wir in der Kopfzeile sehen.

A: ist die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden (inklusiv Überstunden und bezahlter Abwesenheiten).

B: sind die bezahlten Abwesenheiten (dazu gehören Krankheit, Urlaub und Feiertage).

C: dies sind die monatlichen Arbeitszeiten aus der Seite „Arbeitszeit“ in den Mitarbeitereinstellungen.

D: Dies ist die Anzahl der Tage, die der Mitarbeiter im Monat gearbeitet hat.

E: dies sind die im Monat angesammelt täglichen oder wöchentlichen Überstunden.

F: dies sind die übervertraglich geleisteten Arbeitsstunden (verwendet der monatlichen Grenze auf der Seite „Arbeitszeit“).

Hinweis: Wenn einem Mitarbeiter täglich oder wöchentlich Überstunden bezahlt werden, ist der im ADP-Bericht verwendete Überstundenwert der E-Wert.Wenn einem Mitarbeiter monatliche Überstunden (und nicht tägliche oder wöchentliche) bezahlt werden, ist der im ADP-Bericht verwendete Überstundenwert der F-Wert.

Genehmigte Berichtsseite

Nachdem wir diese Stundenzettel genehmigt und den Monatsendbericht erstellt haben, sehen wir uns die Werte an, die wir auf der Seite „Genehmigte Berichte“ sehen.

 

Die Schaltfläche in „A“ sendet den Bericht automatisch zur Verarbeitung an ADP, klicken Sie also nicht darauf, bis Sie bestätigt haben, dass alles in der Tabelle gut aussieht.

Schaltfläche „B“ ist die Art und Weise, wie Sie den Bericht sehen können, bevor Sie ihn an ADP senden. Wenn Sie auf „CSV-Download“ klicken, können Sie den Bericht in Excel anzeigen.

Teil „C“ imitiert, was Sie im Stundenzettel sehen, und wir werden uns diese Werte nun genauer ansehen.

 

A: sind die geleisteten Arbeitsstunden, die mit den Zahlen übereinstimmen, die Sie in der Stundenzettel gesehen haben.

B: die täglichen oder wöchentlichen Überstunden, falls vorhanden.

C: die Übervertragsstunden im Vergleich zu den für jeden Arbeitnehmer festgelegten Arbeitsstunden.

D: sind die bezahlten Abwesenheiten in Stunden.

E: die Anzahl der Tage, an denen der Arbeitnehmer gearbeitet hat.

 

An dieser Stelle erhalten Sie viele Informationen, und es werden beide Arten von Überstunden angezeigt, die tägliche/wöchentliche und die monatliche Art. 

ADP Bericht

Im ADP-Bericht wird nur eine Art von Überstunden verwendet, und diese hängt von den Einstellungen der Arbeitskraft ab. Sehen wir uns an, was die Spalten im Bericht bedeuten.

 

G: der Geldbetrag pro Stunde, nur für einen Stundenarbeiter

H: die reguläre Arbeitszeit (ohne bezahlte Abwesenheiten oder Überstunden)

I: bezahlte Krankheitszeit

J: bezahlte Feiertage

K: bezahlter Urlaub

L: Anzahl der Überstunden (täglich, wöchentlich oder monatlich – abhängig von den Einstellungen)

M: Anzahl der täglichen oder wöchentlichen Überstunden

N: Sonderzahlung für Nachtschicht

O: Feiertagssonderzahlung

P: Arbeitszeitkonto Überstunden für den laufenden Monat

Q: Arbeitszeitkonto minus Zeit für den laufenden Monat

 

Wenn wir uns Jen Bookkeeper ansehen, zeigen ihre Stundenzettel und die Seite mit genehmigten Berichten beide diese Zahlen:

 

176,75 Arbeitsstunden

     2,75 Überstunden

     3,42 übermonatige Stunden

   32,00 bezahlte Freizeit

 

Aber in ihrem ADP-Bericht sehen wir:

 

141.33 reguläre Stunden

   32,00 bezahlte Freizeit

      2,75 Überstunden

 

Jen wird bezahlt: 176.08

 

Sie haben vielleicht gedacht, dass ihr 176,75 gezahlt werden, wie es in ihrer Stundenzettel und der Seite mit genehmigten Berichten steht. Warum nicht? Weil sie auf wöchentliche Überstunden eingestellt ist, was bedeutet, dass wir den wöchentlichen Überstundenwert über den monatlichen nehmen. Auch wenn der monatliche Wert angezeigt wird, heißt das nicht, dass sie dafür bezahlt wird.

 

John Doe hat keine Stunden in seiner H-Spalte. Wieso den? Weil er angestellt ist (Gehalt), gibt es also keinen Grund, seine normalen Arbeitszeiten dort anzusetzen. Seine Urlaubszeit steht in Spalte K und seine Überstunden in L. Das sind Ausnahmen von seinem Gehalt.