Créer et gérer les horaires de travail

Timesheet Mobile offre des fonctionnalités de planification des tâches simples et puissantes. Les horaires de travail sont visibles sur l'application pour smartphone et sont utilisées pour rappeler aux employés quand commencer et terminer leurs horaires de travail pour la journée. Les horaires sont également utilisées pour informer les superviseurs de tout écart par rapport à la journée de travail prévue, comme les employés qui commencent en retard ou ne terminent pas le travail à l'heure.

Il existe plusieurs emplacements où les heures de travail peuvent être définies sur le système. Voici les différentes pages où vous pouvez créer et gérer les horaires de travail dans Timesheet Mobile:

• Planification - Utilisez cette page pour afficher une chronologie ou une vue du calendrier de tous les collaborateurs et sites disponibles.
• Depuis l’onglet – employés - Depuis l’onglet – employés chaque employé pour vous concentrer sur l'ajout d'horaires de travail pour un employé à la fois dans la vue du calendrier.
• Depuis l’onglet – Sites - Utilisez la vue du panneau de commande de chaque site pour vous concentrer sur l'ajout d'horaires de travail pour plusieurs employés d'un site à la fois dans la vue du calendrier.

Planification

Timesheet Mobile propose deux options d'affichage principales pour les horaires: 1) chronologie et 2) calendrier. De plus, les horaires de travail peuvent être visualisées du point de vue de tous les employés ou à l'échelle du site. La vue et la perspective donnent aux utilisateurs la possibilité de choisir la vue qui correspond le mieux à leurs besoins spécifiques. Voir ci-dessous pour des exemples de chaque vue.

Vue du calendrier: perspective de l’employé

Vue du calendrier: perspective du site

Vue du calendrier: perspective de l’employé

Vue du calendrier: perspective du site

Créer des horaires de travail

Les horaires de travail peuvent être créés à partir de la page Calendrier de plusieurs manières: 1) en faisant glisser l’employé ou le site à partir du panneau de gauche, 2) en cliquant dans la chronologie ou le calendrier, ou 3) en cliquant sur le bouton. Ajouter. Seule la méthode du bouton Ajouter permet la création d'horaires de travail récurrents.

Lors de l'ajout d'un shift, seules les informations de base telles que l'heure de début, la durée et le lieu de travail ou de travail sont nécessaires. Des options supplémentaires sont disponibles pour créer des horaires de travail répétitifs ou récurrents.

Pour créer un horaire de travail répétitif, sélectionnez la fréquence de répétition (quotidienne, hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle ou annuelle):

Les horaires de travail qui se répètent quotidiennement seront planifiés tous les jours de la semaine jusqu'à la date d'échéance ou pour le nombre d'occurrences spécifiées. Les options de répétition hebdomadaire et bihebdomadaire permettent à l'utilisateur de sélectionner les jours de la semaine où les horaires de travail sont effectuées comme indiqué ci-dessous pour un horaire de travail qui se répète chaque semaine du lundi au vendredi jusqu'au 13 décembre 2021.

Les événements mensuels peuvent être définis pour se répéter à la même date, par exemple, le 14 du mois ou le même jour du mois, comme le deuxième dimanche de chaque mois.

Des événements qui se répètent annuellement se produisent à la même date chaque année.

Affecter des horaires à un
employé

Lors de la création des horaires de travail pour un collaborateur, il est souvent plus facile de travailler dans la vue du calendrier dédiée à ce collaborateur uniquement. Les horaires individuelles des employés sont accessibles en ouvrant le tableau de bord de cet employé.

La sélection de l'onglet Calendrier affichera la vue complète du calendrier pour le employé où les horaires de travail peuvent être créés et modifiés en cliquant dans le calendrier ou en utilisant le bouton Ajouter.

Depuis l’onglet des sites de travail

Si nécessaire, des horaires de travail peuvent être créés pour des sites individuelles Depuis l’onglet des sites de travail.

La sélection de l'onglet Planification affichera toutes les planifications de travaux sur le site. Les horaires de travail peuvent être ajoutés de la même manière dans le tableau de bord des employés en cliquant à l'intérieur du calendrier ou en utilisant le bouton Ajouter.

Depuis l’application des employés

Les horaires de travail ajoutés au système sont synchronisés avec les applications pour smartphone du employé. Les employés peuvent consulter leurs heures de travail planifiées, accéder à des informations détaillées sur le site, le shift de travail ou obtenir des itinéraires vers le site à partir de l'application.