Planung: Verfügbare Schichten und offene Schichten

In einigen Fällen müssen Administratoren und Manager offene Schichten eingeben – Schichten im Zeitplan für einen Arbeitsplatz, wissen aber möglicherweise nicht, wann Arbeiter diesen Schichten noch zugewiesen werden können. In anderen Fällen müssen möglicherweise verfügbare Schichten hinzugefügt werden, die mehrere Mitarbeiter anzeigen und beanspruchen können, wenn ihr Zeitplan dies zulässt.

Offene Schichten werden in der Regel zu Planungszwecken als Platzhalter für bekannte Arbeiten verwendet, die ausgeführt werden müssen, aber bevor Arbeiter identifiziert wurden. Verfügbare Schichten werden normalerweise verwendet, wenn die Schicht von der ersten verfügbaren Arbeitskraft durchgeführt werden kann, die die Schicht beansprucht.

Offene Schichten

Offene Schichten sind einfach Schichten für die Arbeit an einem Arbeitsplatz, dem noch keine Arbeiter oder Personalressourcen zugeordnet sind. Viele unserer Kunden haben um die Möglichkeit gebeten, diese Schichten in ihre Zeitpläne aufzunehmen, um sie bei der zukünftigen Planung zu unterstützen. Diese offenen Schichten werden im Jobkalender angezeigt, um Administratoren und Managern Sichtbarkeit zu verschaffen, die dann die offene Schicht bearbeiten und entweder in eine verfügbare Schicht für die Auswahl von Arbeitern oder in einem oder mehreren Arbeitern zugewiesene Schicht umwandeln können.

Das Erstellen offener Schichten folgt dem gleichen Ablauf wie das Erstellen zugewiesener Schichten. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Hinzufügen“, klicken Sie in den Kalender oder ziehen Sie eine Ressource (Arbeiter/Standort) aus dem linken Bereich, um das modale Feld „Hinzufügen“ zu starten (siehe unten). Lassen Sie die Arbeiterauswahl leer, um eine offene Schicht für diesen Arbeitsplatz zum festgelegten Datum/Uhrzeit zu erstellen. Diese offenen Schichten können bearbeitet werden, um Arbeiter zu einem späteren Zeitpunkt hinzuzufügen, wenn Sie bereit sind, die Arbeit zu planen und die Schicht einem oder mehreren Arbeitern zuzuweisen.

Verfügbare Schichten

Verfügbare Schichten sind Schichten, auf die Arbeiter über ihre Timesheet Mobile-Smartphone-App zugreifen können und die zum Ein- und Ausstempeln ausgewählt werden können. Auf diese Weise können Sie eine Liste verfügbarer Schichten erstellen, aus der die Mitarbeiter in ihrer Smartphone-App über die Tab"Zeitplan" auswählen können. Sobald eine verfügbare Schicht von einem Mitarbeiter beansprucht wird, steht sie anderen Mitarbeitern nicht mehr zur Auswahl zur Verfügung. Mitarbeiter können eine Schicht explizit beanspruchen, indem sie sie auf der Tab „Zeitplan“ in ihrer App auswählen oder einfach in ihrer App in diese Schicht einstempeln.

Nehmen wir ein Beispiel aus dem Timesheet Mobile Demokonto. Im folgenden Beispiel erstellt der Administrator eine Schicht, die der gesamten "Anita'sGroup" gruppe zur Verfügung steht. Die Schicht ist von 11:30 Uhr bis 19:30 Uhr verfügbar und wird in der Smartphone-App Zeitplan -> Verfügbare Schichten für alle Mitarbeiter in dieser Arbeitsgruppe angezeigt. In diesem Beispiel sieht der Mitarbeiter auch die zusätzliche Ereignisinformation „Jemand muss die Tür bewachen.“.

Diese Schicht steht Administratoren/Managern zur Ansicht in den Arbeiter-/Arbeitsplatzkalendern zur Verfügung, wie unten gezeigt.

Unten sehen Sie die Ansicht, die die Mitarbeiter in der Smartphone-App sehen werden.

Wenn eine berechtigte Arbeitskraft die verfügbare Schicht auswählt und einstempelt, wird sie aus der Liste der verfügbaren Schichten entfernt und steht anderen Mitarbeitern nicht mehr zur Auswahl zur Verfügung. Eine zugewiesene Schicht für die Arbeitskraft, die in die verfügbare Schicht eingestempelt ist, wird als Datensatz erstellt.

In dem Fall, in dem ein Arbeiter offline ist, wenn er eine Schicht auswählt, gibt es keine Möglichkeit zu wissen, ob ein anderer Arbeiter dieselbe verfügbare Schicht genommen hat. Normalerweise wird der erste Mitarbeiter, der in die Schicht einstempelt, durch Synchronisierung mit dem Server über das Internet gelogged. Dadurch wird die Schicht für andere Arbeiter nicht zur Auswahl verfügbar. Wenn es jedoch Offline-Mitarbeiter gibt, die verfügbare Schichten gleichzeitig auswählen, können mehrere Mitarbeiter in derselben verfügbaren Schicht eingestempelt werden.

Verfügbare/offene Schichten zuweisen

Verfügbare/offene Schichten können einfach in Schichten umgewandelt werden, die speziell einem Arbeiter oder einer Gruppe von Arbeitern zugewiesen sind. Bearbeiten Sie einfach die Schicht, indem Sie darauf klicken, entweder im Hauptplanungskalender oder im Workplace-spezifischen Kalender. Fügen Sie die Arbeiter hinzu oder ändern Sie sie, denen Sie die Schicht zuweisen möchten, aktualisieren Sie alle Schichtinformationen (optional) und klicken Sie auf „Schicht den ausgewählten Arbeitern zuweisen“. Klicken Sie auf „Aktualisieren“, und die Schicht wird von „Verfügbar/Offen“ in „Zugewiesen“ für diese Mitarbeiter umgewandelt.