Asignar ubicaciones y tareas

Timesheet Mobile admite varios métodos para asignar ubicaciones y tareas a los empleados. Al utilizar "asignaciones de ubicación y tareas", puede controlar qué ubicaciones y tareas pueden ver y seleccionar los empleados cuando van a trabajar. La lista de trabajos también se usa para limitar las ubicaciones o tareas que los gerentes y administradores pueden seleccionar para el empleado mientras agregan turnos programados. Reducir la lista de ubicaciones y tareas entre las que los empleados tienen que elegir ayuda a minimizar la confusión y los errores en la hoja de horas. Tenga en cuenta que los nombres de su empleado, ubicación y cuenta de trabajo pueden diferir de los valores predeterminados utilizados en este documento.

Asignar sitios

De forma predeterminada, todas las ubicaciones y tareas están disponibles para todos los trabajadores. Para personalizar las ubicaciones que los trabajadores verán y en las que podrán trabajar, vaya a

1 Configuración> 2 Configuración de la cuenta> 3 Desplácese a Avanzado

y busque la "Configuración de asignaciones de trabajadores" como se muestra a continuación:

Todos los sitios (predeterminado)

Si desea que sus trabajadores puedan ver y seleccionar TODAS las ubicaciones y tareas activas al comenzar a trabajar, seleccione la opción "Todas las ubicaciones". Cualquier ubicación o tarea que se haya agregado a su cuenta y que esté activa será visible para el trabajador y podrá seleccionarla cuando comience a trabajar en la aplicación de su teléfono inteligente o en la web. Todas las ubicaciones estarán disponibles desde el sello del gerente, el quiosco y también al crear turnos de horario para los trabajadores.

Lista personalizada de sitios asignados

Si desea personalizar las ubicaciones que los trabajadores pueden ver y seleccionar al comenzar a trabajar, seleccione la opción "Lista personalizada de sitios asignados". Al cambiar a esta opción, se le preguntará si desea borrar las asignaciones de ubicación existentes. Una vez configurada, esta opción activará una nueva pestaña de menú "Asignaciones de ubicación" donde se pueden personalizar las ubicaciones asignadas a los trabajadores.

También se crean nuevas pestañas en los paneles de control de ubicación y trabajador para ajustar las asignaciones de ubicación para un trabajador o una ubicación a la vez. Para modificar asignaciones desde la página principal de asignaciones, simplemente

1 Expanda el grupo de trabajo> 2 Haga clic en el nombre del trabajador> 3 Marque / desmarque las ubicaciones para asignar> Haga clic en Enviar

para aplicar cambios como se muestra a continuación:

Consejo de poder: Para aplicar cambios a un grupo de trabajo completo, simplemente haga clic en el nombre del grupo de trabajo en lugar de expandirlo, como se muestra a continuación (tenga en cuenta que debería ver el nombre del grupo de trabajo y no el nombre de un empleado):

Modificar qué sitios están asignados o no es tan fácil como

1 Marcando / Desmarcando Sitios y 2 Haciendo clic en Enviar para aplicar los cambios

como se muestra a continuación en las vistas del panel de control del sitio y del trabajador:

Asignar por calificación

En este modo de asignación, se utilizan calificaciones específicas y una coincidencia entre las calificaciones del trabajador y del sitio para crear asignaciones automáticamente. Cuando se selecciona este método de asignación, se puede acceder a un nuevo elemento de menú, Listas> Calificaciones, como se muestra a continuación:

Vea a continuación algunos ejemplos de calificaciones. Un trabajador está asignado a cualquier ubicación o tarea para la que esté calificado. Los trabajadores deben tener TODAS las calificaciones para la ubicación para poder seleccionarla y registrar el tiempo de trabajo para esa ubicación. Los trabajadores pueden tener más calificaciones de las requeridas para la ubicación, pero deben tener una coincidencia completa para todas las calificaciones de la ubicación.

Algunos ejemplos deberían ayudar a explicar cómo puede usar las asignaciones basadas en calificaciones para ayudar a automatizar su proceso. Primero, comencemos con una ubicación específica en la cuenta de demostración de Timesheet Mobile: Commercial Plaza. Las calificaciones se pueden agregar a una ubicación editando o usando el panel de control, como se muestra a continuación. En este ejemplo, el trabajo en Commercial Plaza requiere calificaciones de "Trabajo diurno" y "Trabajo general".

Al editar o usar el panel de control del trabajador, Plaza Comercial se asignará a cada trabajador con TANTO "Trabajo de día" y calificaciones de "Trabajo general". Los trabajadores pueden tener más calificaciones de las requeridas, pero deben tener TODAS las calificaciones asociadas con la ubicación o la tarea, para poder ser asignados a esa ubicación o tarea y poder seleccionarla mientras se sellan. Consulte a continuación la trabajadora, Marie Smith, que tiene las calificaciones necesarias y John Doe a quien le falta una que es necesaria:

Las asignaciones de sitios y tareas se actualizan automáticamente a medida que se agregan / eliminan las calificaciones, lo que significa que "John Doe" no podrá ver o seleccionar Commercial Plaza al ingresar, pero "Marie Smith" sí. Las actualizaciones automáticas basadas en calificaciones hacen que este método de creación de asignaciones sea simple, intuitivo y poderoso.

Asignar tareas

Además de cómo se asignan los sitios a los trabajadores, el proceso de asignación de tareas también se puede personalizar. De forma predeterminada, las tareas se asignan a trabajadores individuales y seguirán la configuración para las asignaciones del sitio, como se describe anteriormente. De esta manera, a los trabajadores se les pueden asignar todas las tareas, una lista de tareas personalizada o tareas asignadas por calificaciones, como se detalla para los sitios arriba.

Asignar tareas por ubicación

Opcionalmente, las tareas se pueden basar y asignar solo a sitios específicos. Para seleccionar esta opción vaya a
1 Configuración> 2 Configuración de cuenta> 3 Avanzado> 4 Tarea basada en el sitio y seleccione "Sí" como se muestra a continuación:

Con esta opción, las tareas se asignan solo a ubicaciones específicas y no a trabajadores específicos. Esto permite que determinadas tareas se asocien a determinadas ubicaciones para TODOS los trabajadores asignados a esas ubicaciones. Cuando se selecciona esta opción, un nuevo elemento de menú Asignaciones> Asignar tarea de ubicación está disponible:

Siga el mismo procedimiento para asignar tareas a los sitios desde este menú: 1 Seleccione el sitio> 2 Modifique las tareas asignadas a ese sitio> 3 Haga clic en enviar como se muestra a continuación:

Las tareas también se pueden asignar desde la pestaña de asignaciones del panel de control de ubicación, como se muestra a continuación:

Potente informe de tiempo

Utilizada junto con los informes de tareas (Informe de tiempo de tareas), la capacidad de personalizar la lista de tareas, disponible para que la seleccionen sus trabajadores, puede ayudarlo a controlar los costos laborales de su empresa. Aprovechar los informes de costos de ubicación adicionales (Informes de costos del sitio) puede llevar su negocio al siguiente nivel de ventaja competitiva.