Zuweisen von Standorten und Aufgaben

Timesheet Mobile unterstützt mehrere Methoden zum Zuweisen von Standorten und Aufgaben an Mitarbeiter. Über „Standort- und Aufgabenzuordnungen“ steuern Sie, welche Standorte und Aufgaben Mitarbeiter einsehen und auswählen können, wenn sie zur Arbeit gehen. Die Jobliste wird auch verwendet, um die Standorte oder Aufgaben einzuschränken, die Manager und Administratoren für den Mitarbeiter auswählen können, während sie geplante Schichten hinzufügen. Die Reduzierung der Liste der Standorte und Aufgaben, aus denen die Mitarbeiter auswählen müssen, trägt dazu bei, Verwirrung und Fehler in der Arbeitszeittabelle zu minimieren. Beachten Sie, dass Ihre Mitarbeiter-, Standort- und Job-Account-Namen von den in diesem Dokument verwendeten Standardwerten abweichen können.

Standorte zuweisen

Standardmäßig sind alle Standorte und Aufgaben für alle Mitarbeiter verfügbar. Um anzupassen, welche Standorte die Mitarbeiter sehen und an denen sie arbeiten können, gehen Sie zu

1 Einstellungen > 2 Kontoeinstellungen > 3 Scrollen Sie zu Erweitert

und suchen Sie die "Einstellung für Mitarbeiterzuweisungen" wie unten gezeigt:

Alle Standorte (Standard)

Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter bei Arbeitsbeginn ALLE aktiven Standorte und Aufgaben anzeigen und auswählen können, wählen Sie die Option "Alle Standorte". Jeder Standort oder jede Aufgabe, die Ihrem Konto hinzugefügt wurde und aktiv ist, ist für den Mitarbeiter sichtbar und kann bei Arbeitsbeginn in seiner Smartphone-App oder im Web ausgewählt werden. Alle Standorte werden über den Managerstempel, den Kiosk und auch beim Erstellen von Planschichten für die Arbeiter verfügbar sein.

Liste der benutzerdefinierten zugewiesenen Standorte

Wenn Sie die Standorte anpassen möchten, die Mitarbeiter bei Arbeitsbeginn anzeigen und auswählen können, wählen Sie die Option "Liste der benutzerdefinierten zugewiesenen Standorte". Beim Wechsel zu dieser Option werden Sie gefragt, ob Sie eventuell vorhandene Standortzuweisungen löschen möchten. Sobald diese Option eingestellt ist, wird ein neuer Menü-Tab "Standortzuweisungen" aktiviert, auf dem die den Arbeitern zugewiesenen Standorte angepasst werden können.

Neue Registerkarten werden auch in den Kontrollfeldern für Arbeiter und Standorte erstellt, um die Standortzuweisungen für einen Arbeiter oder einen Standort gleichzeitig anzupassen. Um Aufgaben von der Hauptaufgabenseite aus zu ändern, einfach

1 Erweitern Sie die Arbeitsgruppe > 2 Klicken Sie auf den Namen des Mitarbeiters > 3 Aktivieren/deaktivieren Sie die zuzuweisenden Standorte > Klicken Sie auf Senden

um Änderungen wie unten gezeigt anzuwenden:

Power-Tipp: Um Änderungen auf eine gesamte Arbeitsgruppe anzuwenden, klicken Sie einfach auf den Arbeitsgruppennamen, anstatt ihn zu erweitern, wie unten gezeigt (beachten Sie, dass Sie den Arbeitsgruppennamen und keinen Mitarbeiternamen sehen sollten):

Das Ändern, welche Standorte zugewiesen sind oder nicht, ist so einfach wie

1 Aktivieren/Deaktivieren von Standorten und 2 Klicken auf Senden, um die Änderungen zu übernehmen

wie unten in den Ansichten des Arbeiter- und Standort-Bedienfelds gezeigt:

Zuordnen nach Qualifikation

In diesem Zuordnungsmodus werden bestimmte Qualifikationen und eine Übereinstimmung zwischen Arbeiter- und Standortqualifikationen verwendet, um automatisch Zuordnungen zu erstellen. Wenn diese Zuweisungsmethode ausgewählt ist, ist ein neuer Menüpunkt, Listen > Qualifikationen, zugänglich, wie unten gezeigt:

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für Qualifikationen. Eine Arbeitskraft wird jedem Standort oder jeder Aufgabe zugewiesen, für die sie qualifiziert ist. Arbeiter müssen ALLE Qualifikationen für den Standort haben, um ihn auswählen und die Arbeitszeit für diesen Standort protokollieren zu können. Die Arbeitnehmer können über mehr Qualifikationen verfügen, als für den Standort erforderlich, müssen jedoch für alle Standortqualifikationen vollständig übereinstimmen.

Anhand einiger Beispiele soll erläutert werden, wie Sie mithilfe von qualifikationsbasierten Zuweisungen Ihren Prozess automatisieren können. Beginnen wir zunächst mit einem bestimmten Standort im Timesheet Mobile-Demokonto:  Commercial Plaza. Qualifikationen können einem Standort durch Bearbeiten oder Verwenden des Bedienfelds hinzugefügt werden, wie unten gezeigt. In diesem Beispiel erfordert die Arbeit bei Commercial Plaza die Qualifikationen "Tagesarbeit" und "Allgemeine Arbeit".

Durch Bearbeiten oder Verwenden des Mitarbeiter-Kontrollfelds wird Commercial Plaza jedem Mitarbeiter mit SOWOHL „Tagesarbeit“ als auch „Allgemeine Arbeit“ zugewiesen. Mitarbeiter haben möglicherweise mehr Qualifikationen als erforderlich, müssen jedoch über ALLE Qualifikationen verfügen, die mit dem Standort oder der Aufgabe verbunden sind, um diesem Standort oder dieser Aufgabe zugewiesen zu werden und sie beim Einstempeln auswählen zu können.  Siehe unten für die Mitarbeiterin Marie Smith, die die erforderlichen Qualifikationen und John Doe, der eine erforderliche Qualifikation fehlt:

Standort- und Aufgabenzuweisungen werden automatisch aktualisiert, wenn Qualifikationen hinzugefügt/entfernt werden, was bedeutet, dass "John Doe" beim Einstempeln Commercial Plaza nicht sehen oder auswählen kann, "Marie Smith" jedoch. Die automatischen Aktualisierungen basierend auf Qualifikationen machen diese Methode der Aufgabenerstellung einfach, intuitiv und leistungsstark.

Aufgaben zuweisen

Neben der Zuweisung von Standorten zu Mitarbeitern kann auch der Prozess der Aufgabenzuweisung angepasst werden. Standardmäßig werden Aufgaben einzelnen Arbeitern zugewiesen und folgen den Einstellungen für Standortzuweisungen, wie oben beschrieben. Auf diese Weise können den Mitarbeitern alle Aufgaben, eine benutzerdefinierte Aufgabenliste oder Aufgaben nach Qualifikationen zugewiesen werden, wie oben für Standorte beschrieben.

Aufgaben nach Standort zuweisen

Optional können Aufgaben nur auf bestimmten Standorten basieren und diesen zugewiesen werden. Um diese Option auszuwählen, gehen Sie zu

1 Einstellungen > 2 Kontoeinstellungen > 3 Erweitert > 4 Standortbasierte Aufgabe

und wählen Sie "Ja", wie unten gezeigt:

Bei dieser Option werden Aufgaben nur bestimmten Standorten und nicht bestimmten Arbeitern zugewiesen. Dadurch können bestimmte Aufgaben bestimmten Standorten für ALLE Mitarbeiter zugeordnet werden, die diesen Standorten zugewiesen sind. Wenn diese Option ausgewählt ist, steht ein neuer Menüpunkt Zuweisungen > Standortaufgabe zuweisen zur Verfügung:

Befolgen Sie das gleiche Verfahren, um über dieses Menü Aufgaben zu Orten zuzuweisen, indem Sie

1 Auswählen des Standorts > 2 Ändern der diesem Standort zugewiesenen Aufgaben > 3 Klicken auf Senden

Wie nachfolgend dargestellt:

Aufgaben können auch über die Registerkarte Zuweisungen des Standort-Bedienfelds zugewiesen werden, wie unten gezeigt:

Leistungsstarke Zeiterfassung

In Verbindung mit der Aufgabenberichterstattung (Task Time Reporting) kann Ihnen die Möglichkeit zur Anpassung der Aufgabenliste, die Ihren Mitarbeitern zur Auswahl steht, dabei helfen, die Arbeitskosten Ihres Unternehmens unter Kontrolle zu halten. Die Nutzung zusätzlicher Standortkostenberichte (Site Cost Reporting) kann Ihrem Unternehmen einen weiteren Wettbewerbsvorteil verschaffen.