Snelstartgids

Aan de slag gaan met Timesheet Mobile is slechts een paar eenvoudige stappen:

1. Werknemers toevoegen en uitnodigen
2. Voeg geofence-werklocaties toe
3. Registratie en activiteit van werkersapp
4. Bekijk werkactiviteit
5. Maak rapporten

1. Werknemers toevoegen en uitnodigen

De Dashboard-pagina wordt weergegeven wanneer u voor het eerst inlogt op uw account.

Klik op    om werknemers toe te voegen (het menu heeft de standaardnaam "Werknemers", maar is mogelijk gewijzigd in uw account). Opmerking: er wordt een werknemersrecord gekoppeld aan de systeembeheerder. Dit record mag niet worden verwijderd. Elke wijziging die in het e-mailadres wordt aangebracht, heeft invloed op het gebruikersaccount van deze beheerder.

Begin met het invoeren van werknemers door op de knop "Toevoegen" te klikken: .  Als u veel workers moet importeren, kunt u de .CSV-bestandssjabloon gebruiken om te importeren.

De naam van de werknemer en het mobiele telefoonnummer zijn verplichte velden. E-mail is vereist voor beheerders, werknemers op managersniveau en alle werknemers buiten de VS. Andere informatie kan worden bijgewerkt, zoals vereist door uw behoeften. Zorg ervoor dat u "Uitnodiging verzenden" aanvinkt, en het systeem zal de werknemer instructies sturen voor het installeren van de gratis app op zijn Android of iPhone.

2. Geofence-werklocaties toevoegen

Klik op in het linkernavigatiemenu om toegang te krijgen tot uw geofence-locaties.

Klik op  om een nieuwe geofence-werklocatie in te voeren. Als u veel locaties moet invoeren, kunt u de .CSV-bestandssjabloon gebruiken om ze te importeren.

Een naam en adres zijn vereist. Terwijl u een adres begint te typen, wordt een lijst met de beste overeenkomsten voor dat adres weergegeven. Om de geofence in te stellen, moet een van deze locaties worden geselecteerd. Als u geen overeenkomst vindt, scrolt u naar beneden om een andere kaartenservice te kiezen. Als er nog steeds geen overeenkomst is, gebruik dan een algemener adres - kaartservices kunnen vaak de informatie over het suite-, gebouw- of appartementnummer niet interpreteren. Ten slotte kunt u de locatie altijd aanpassen door de pin binnen de kaart te slepen.

Met deze instellingen kunt u de straal van de geofence aanpassen. Let op: als de radius te klein is, kan dat soms problemen geven met het instempelen op de locatie.

De geofence wordt gebruikt om werknemers eraan te herinneren dat ze een aangewezen werkgebied betreden of verlaten en om het werk te starten of te stoppen. Er wordt een minimale straal gebruikt om bediening met de grootste verscheidenheid aan smartphones mogelijk te maken zonder valse meldingen te veroorzaken als gevolg van normaal gebruik van de door de smartphone gerapporteerde locatie.

3. Registratie en activiteit van werkersapp

Vanaf stap 1 krijgen medewerkers een uitnodiging om de app op hun smartphone te installeren. Hier zijn meer details over dat proces. Instructies voor de smartphone-app. Zodra werknemers aan het werk gaan, zijn hun tijd, locatie en andere werkgerelateerde informatie, zoals aantekeningen of optionele foto of checklist, zichtbaar op de webserver.

4. Bekijk werkactiviteit

Werknemersactiviteit is zichtbaar in het Dashboard, waar u kunt zien wie er momenteel aan het werk is en hun meest recente locatie op een kaart.

Klik op om de pagina "Activiteitenlogboek" te openen. Hier kunt u gedetailleerde informatie voor elke werknemer bekijken, inclusief tijdstempels en locatiegegevens voor elke activiteit. De weergave kan worden gefilterd op datum, werknemer en locatie en kan aanvullende logboekinformatie bevatten, zoals wanneer werknemers de locatie verlaten of diagnostische informatie.

5. Voer rapporten uit

Klik op om toegang te krijgen tot een groot aantal krachtige rapporten. Urenstaatrapporten zijn het meest gebruikte rapport. Dit rapport wordt gebruikt om de door werknemers in een bepaalde periode gewerkte tijd te bekijken en om de salarisadministratie te verwerken. Krachtige filtering zorgt ervoor dat de tijd op veel verschillende manieren kan worden bekeken.

Afhankelijk van de functies die tijdens Quick Start zijn gekozen, ziet u een aantal andere rapporten waartoe u toegang hebt:

• Goedgekeurde urenstaten
• Tijdlijn / planning rapport
• Locatie-, tijd- en onkostenrapport

Deze en nog veel meer krachtige tijd- en geldbesparende functies zijn zonder extra kosten in Timesheet Mobile opgenomen.