Locaties en taken toewijzen

Timesheet Mobile ondersteunt verschillende methoden voor het toewijzen van locaties en taken aan werknemers. Met behulp van "locatie- en taaktoewijzingen" bepaalt u welke locaties en taken werknemers kunnen bekijken en selecteren wanneer ze aan het werk gaan. De opdrachtenlijst wordt ook gebruikt om te beperken welke locaties of taken die managers en beheerders voor de medewerker kunnen selecteren, terwijl geplande diensten worden toegevoegd. Het verminderen van de lijst met locaties en taken waaruit werknemers moeten kiezen, helpt verwarring en fouten in de urenregistratie te minimaliseren. Houd er rekening mee dat uw accountnamen voor werknemers, locaties en taken kunnen verschillen van de standaardwaarden die in dit document worden gebruikt.

Locaties toewijzen

Standaard zijn alle locaties en taken beschikbaar voor alle werknemers. Om aan te passen welke locaties werknemers kunnen zien en waaraan ze kunnen werken, gaat u naar

1 Instellingen > 2 Accountinstellingen > 3 Scroll naar Geavanceerd

en zoek de "Werknemertoewijzingsinstelling" zoals hieronder weergegeven:

Alle locaties (standaard)

Als u wilt dat uw werknemers ALLE actieve locaties en taken kunnen bekijken en selecteren wanneer ze aan het werk gaan, selecteert u de optie "Alle locaties". Elke locatie of taak die aan uw account is toegevoegd en die actief is, is zichtbaar voor de werknemer en kan worden geselecteerd wanneer hij aan het werk gaat op zijn smartphone-app of op internet. Alle locaties zijn beschikbaar via de managerstempel, kiosk en ook bij het maken van roosterdiensten voor de werknemers.

Lijst met aangepaste toegewezen locaties

Als u de locaties wilt aanpassen die werknemers kunnen bekijken en selecteren wanneer ze aan het werk gaan, selecteert u de optie "Aangepaste lijst met toegewezen locaties". Bij het overschakelen naar deze optie wordt u gevraagd of u bestaande locatietoewijzingen wilt wissen. Eenmaal ingesteld, activeert deze optie een nieuw menutabblad "Locatietoewijzingen", waar de aan werknemers toegewezen locaties kunnen worden aangepast.

Er worden ook nieuwe tabbladen gemaakt in de bedieningspanelen voor werknemers en locaties om de locatietoewijzingen voor één werknemer of één locatie tegelijk aan te passen. Om opdrachten vanaf de hoofdopdrachtpagina te wijzigen, volstaat het:

1 Vouw werkgroep uit > 2 Klik op de naam van de werknemer > 3 Vink de locaties aan/uit om toe te wijzen > Klik op Verzenden

om wijzigingen toe te passen zoals hieronder weergegeven:

Krachttip: Om wijzigingen toe te passen op een hele werkgroep, klikt u gewoon op de werkgroepnaam in plaats van deze uit te vouwen, zoals hieronder weergegeven (merk op dat u de werkgroepnaam moet zien en niet de naam van een werknemer):

Aanpassen welke locaties wel of niet zijn toegewezen, is net zo eenvoudig als

1 Locaties aan-/uitvinken en 2 Klik op Verzenden om wijzigingen toe te passen

zoals weergegeven onder weergaven van het bedieningspaneel voor werknemers en locaties:

Toewijzen op kwalificatie

In deze toewijzingsmodus worden specifieke kwalificaties en een match tussen werknemer- en locatiekwalificaties gebruikt om automatisch toewijzingen te creëren. Wanneer deze toewijzingsmethode is geselecteerd, is een nieuw menu-item, Lijsten > Kwalificaties, toegankelijk zoals hieronder weergegeven:

Zie hieronder voor enkele voorbeelden van kwalificaties. Een werknemer wordt toegewezen aan elke locatie of taak waarvoor hij gekwalificeerd is. Werknemers moeten ALLE kwalificaties voor de locatie hebben om deze te kunnen selecteren en de werktijd voor die locatie te kunnen registreren. Werknemers hebben mogelijk meer kwalificaties dan vereist voor de locatie, maar moeten een volledige match hebben voor alle locatiekwalificaties.

Aan de hand van enkele voorbeelden wordt uitgelegd hoe u op kwalificaties gebaseerde opdrachten kunt gebruiken om uw proces te automatiseren. Laten we eerst beginnen met een specifieke locatie in het Timesheet Mobile-demo-account:  Commercial Plaza. Kwalificaties kunnen aan een locatie worden toegevoegd door deze te bewerken of door het configuratiescherm te gebruiken, zoals hieronder weergegeven. In dit voorbeeld vereist werk bij Commercial Plaza de kwalificaties "Dagwerk" en "Algemeen werk".

Door het werknemersbedieningspaneel te bewerken of te gebruiken, wordt Commercial Plaza toegewezen aan elke werknemer met ZOWEL "Dagwerk" als "Algemeen werk" kwalificaties. Werknemers hebben mogelijk meer kwalificaties dan vereist, maar moeten ALLE kwalificaties hebben die aan de locatie of taak zijn gekoppeld om aan die locatie of taak te worden toegewezen en deze te kunnen selecteren terwijl ze zich aanmelden. Zie hieronder voor werknemer, Marie Smith, die de nodige kwalificaties en John Doe die er een mist die nodig is:

Locatie- en taaktoewijzingen worden automatisch bijgewerkt als kwalificaties worden toegevoegd/verwijderd, wat betekent dat "John Doe" Commercial Plaza niet kan zien of selecteren wanneer ze zich aanmelden, maar "Marie Smith" wel. De automatische updates op basis van kwalificaties maken deze methode voor het maken van opdrachten eenvoudig, intuïtief en krachtig.

Taken toewijzen

Naast de manier waarop de locatie aan werknemers wordt toegewezen, kan het proces voor het toewijzen van taken ook worden aangepast. Taken worden standaard toegewezen aan individuele werknemers en volgen de instellingen voor locatietoewijzingen, zoals hierboven beschreven. Op deze manier kunnen werknemers alle taken, een aangepaste takenlijst of taken toegewezen krijgen op basis van kwalificaties, zoals beschreven voor bovenstaande locaties.

Taken toewijzen op locatie

Optioneel kunnen taken worden gebaseerd op en toegewezen aan alleen specifieke locaties. Om deze optie te selecteren ga naar

1 Instellingen > 2 Accountinstellingen > 3 Geavanceerd > 4 Locatiegebaseerde taak

en selecteer "Ja" zoals hieronder weergegeven:

Met deze optie worden taken alleen toegewezen aan specifieke locaties en niet aan specifieke werknemers. Hierdoor kunnen bepaalde taken worden gekoppeld aan bepaalde locaties voor ALLE werknemers die aan die locaties zijn toegewezen. Wanneer deze optie is geselecteerd, is een nieuw menu-item Toewijzingen > Locatietaak toewijzen beschikbaar:

Volg dezelfde procedure om taken toe te wijzen aan locaties vanuit dit menu door:

1 De locatie selecteren > 2 Taken wijzigen die aan die locatie zijn toegewezen > 3 Op verzenden klikken

zoals hieronder weergegeven:

Taken kunnen ook worden toegewezen vanaf het tabblad Toewijzingen van het locatiebedieningspaneel, zoals hieronder weergegeven:

Krachtige tijdrapportage

In combinatie met taakrapportage (Task Time Reporting), kan de mogelijkheid om de takenlijst aan te passen, beschikbaar voor selectie door uw werknemers, u helpen de arbeidskosten van uw bedrijf onder controle te krijgen. Door gebruik te maken van aanvullende rapportage van locatiekosten (Site Cost Reporting) kunt u uw bedrijf naar een hoger concurrentievoordeel tillen.