Geofence Autopunch - Automatisch in- en uitstempelen – Helpen

De Timesheet Mobile-smartphone-app voor iPhone en Android kan uw werknemers nu automatisch in- en uitschrijven wanneer ze bepaalde geofence-locaties binnenkomen en verlaten.

Er zijn 4 opties voor Autopunch:

Uit
Auto
Gepland
Werkdag AutoPunch

1. Uit

Met deze optie is Autopunch uitgeschakeld en moeten werknemers handmatig in- en uitstappen bij het betreden en verlaten van een geofence. Gebruik Punch Prompt om werknemers eraan te herinneren om in en uit te stempelen.

2. Auto

Met deze optie wordt de werknemer automatisch ingestempeld in de app, wanneer hij de geofence betreedt op een toegewezen locatie en uitgestempeld wanneer hij vertrekt, tijdens gespecificeerde werkuren. Zien Assigning Jobs and Tasks and Services.

Noteer in de bovenstaande afbeelding de selectie, Geofence Autopunch, die is ingesteld op "Auto" en Workday
Starttijd en Eindtijd werkdag, die is ingesteld op "9.00 uur en 17.00 uur". Autopunch zal actief zijn binnen het tijdsinterval dat hier is ingesteld.

3. Gepland

Als een werknemer is ingepland op een geofence-locatie, wordt deze automatisch ingestempeld bij het betreden van de werklocatie en automatisch uitgestempeld bij het verlaten, zonder dat er verdere actie hoeft te worden ondernomen. Geofence Autopunch werkt samen met het schema van uw werknemer om het in- en uitstempelen te automatiseren. Voor meer informatie over Timesheet Mobile-planning, zie How-to-create-work-schedules.

Zodra het schema van een werknemer is ingesteld en zijn smartphone-app is gesynchroniseerd met zijn lijst met geofence-locaties, wordt de werknemer automatisch ingestempeld bij aankomst op de geofence-locatie en uitgestempeld wanneer hij vertrekt. In combinatie met de reistijdfunctie (zie Travel-Time), worden de volledige werkdag en urenstaten van een medewerker automatisch ingevuld! Blijf lezen voor een paar eenvoudige voorbeelden van hoe Geofence Autopunch voor verschillende workflows kan worden gebruikt.

Voorbeeld 1 - Eenvoudige niet-overlappende geplande taken

Laten we als eenvoudig voorbeeld van opeenvolgende niet-overlappende schema's eens kijken naar één werkdag voor de werknemer, Anthony Jones, in het Timesheet Mobile Demo-account. Anthony is gepland voor drie verschillende banen op één dag, zoals hieronder weergegeven.

Als Anthony overdag de verschillende geofence-locaties binnenkomt en verlaat, wordt hij automatisch gestempeld wanneer hij binnen de geplande tijden arriveert, zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding. Nadat hij is ingestempeld, wordt Anthony automatisch uitgestempeld bij het verlaten van het geofence-gebied voor de taak. Deze automatische uitschakeling kan plaatsvinden voor het einde van de dienst, als hij eerder vertrekt, of na het einde van de dienst, als hij langer op de locatie blijft. Anthony kan ook handmatig stampen, als het werk om welke reden dan ook stopt, bijvoorbeeld als dat nodig is

notities invoeren
een checklist invullen (see Global-Job-Checklists)
een checklist voor het invullen (zie Get-signatures-and-attach-photos-to-shifts)
voer andere stappen uit die handmatige interactie vereisen met de Timesheet Mobile-smartphone-app

Als reistijd tussen locaties wordt betaald, zal het gebruik van de functie Reistijd (zie Travel-Time) deze tijd automatisch toevoegen aan de huidige locatie, de volgende locatie of een vaste reiscode. (see Travel-Time) will automatically add this time to either the current location, next location, or a fixed travel code.

Voorbeeld 2 - Overlappende schema's

Als de workflow voor uw bedrijf zich niet leent voor zulke strakke planningen, biedt het gebruik van overlappende planning de flexibiliteit voor uw werknemers om automatisch in en uit te worden gestempeld, zonder dat ze in een krap tijdvenster hoeven te arriveren of in een bepaalde volgorde bij taken moeten aankomen. Bekijk het schema voor Marie Smith in het Timesheet Mobile Demo-account hieronder.

In het bovenstaande voorbeeld heeft Marie Smith twee taken gepland voor de ochtend van 08.00 - 13.00 uur en twee voor de middag van 11.00 - 17.00 uur. Marie wordt automatisch ingeschreven voor een van de ochtendklussen, als ze arriveert tussen 08.00 uur en 13.00 uur, en voor elk van de middagtaken, als ze arriveert tussen 11.00 uur en 17.00 uur. Door de overlap in het schema kan ze ook haar ochtendklussen voor het middaguur afmaken en nog steeds in de middagklussen worden gestempeld als ze aankomt. Net als bij niet-overlappende schema's, wordt Marie automatisch uitgestempeld bij het verlaten van de locatie en ingestempeld bij aankomst op de volgende locatie.

Zoals u kunt zien, is de planning van Timesheet Mobile zeer flexibel en kan worden gebruikt om een aantal workflows te creëren om aan de behoeften van uw bedrijf te voldoen. De mobiele klantenondersteuning van Timesheet kan u helpen uw account zo te configureren dat het het beste past bij de workflow van uw bedrijf.

Vroege stempel-in toestaan

Met behulp van de instelling "Vroeg inschrijfvenster" kunnen werknemers tot 20 minuten te vroeg instappen als ze op de werkplek aankomen. Klanten, wiens werknemers vroeg op de werklocatie moeten zijn om voorbereidend werk te doen, vinden deze instelling bijzonder handig.

Werknemers die te laat arriveren, maar nog steeds binnen het geplande venster, worden automatisch ingestempeld en een gemiste planningswaarschuwing wordt geactiveerd als ze meer dan 15 minuten te laat of helemaal niet binnenkomen. Houd er rekening mee dat als de telefoon van de werknemer niet is verbonden met gegevens (3G/LTE of wifi), deze nog steeds wordt ingestempeld, maar dat uw beheerders en managers die stempels niet kunnen zien totdat de app verbinding kan maken met uw Timesheet Mobiele server.

4. Werkdag AutoPunch

De Timesheet Mobile smartphone-app versie 29.0 (en later) ondersteunt een extra Auto-Punch-instelling die handig is in workflows waarbij werknemers aan het begin en het einde van de dag op een centrale geofence-locatie aankomen. Indien geselecteerd, start de Work Day-optie automatisch de klok wanneer werknemers aankomen op de eerste geofence-locatie van de dag - meestal een centraal kantoor, magazijn of andere veelvoorkomende locatie. Werknemers blijven ingestempeld terwijl ze op de locatie zijn en blijven ook ingestempeld als ze de locatie verlaten tijdens de geplande werkuren.

De werktijd wordt stopgezet wanneer de werknemer aan het einde van de dag vertrekt, gedefinieerd door de instelling "Werkdagtijden" (1). Er kan een tijdvenster worden geconfigureerd zodat werknemers eerder kunnen vertrekken dan de aangegeven stoptijd voor "Werkdagtiming" (2).

In de hierboven weergegeven instellingen begint de werktijd bijvoorbeeld wanneer de werknemer arriveert op de eerste geofence-locatie waaraan hij is toegewezen, tussen 09:00 uur en 17:00 uur. De werknemer blijft de hele dag aan het werk, zelfs als hij de locatie verlaat, zolang hij niet vertrekt na 16:45 uur (17:00 uur minus het venster van 15 minuten). De werktijd stopt automatisch wanneer de werknemer de geofence verlaat op elk moment na 16:45 uur, op basis van de instelling "Einde van de dag" en het venster van 15 minuten, gedefinieerd voor het einde van de werkdag.

Reistijd invoegen

Aangezien werknemers, die zijn ingesteld om automatisch in en uit banen te worden gestempeld, op basis van geofences, zullen worden uitgestempeld wanneer ze die geofences verlaten, heeft Timesheet Mobile ook een reis- / woon-werkfunctie geïmplementeerd om de reistijd en het geschatte aantal kilometers tussen banen mogelijk te maken. locaties automatisch worden vastgelegd. Deze functie wordt hier in meer detail beschreven (zie Travel-Time).

Geofence Autopunch instellen

Het inschakelen van Geofence Autopunch wordt ingesteld in het werknemersconfiguratiescherm =>Punch-instellingenmenu, als u de app-instellingen "Per werknemer" gebruikt (zie Customize-App-Settings-by-Employee). Eenmaal ingesteld op "Aan", worden werknemers gewaarschuwd om hun Timesheet Mobile-smartphone-apps te synchroniseren en kunnen ze automatisch worden in- en uitgestempeld zodra geplande evenementen aan hun agenda's worden toegevoegd. Zie hieronder voor de instellingenpagina.

Geofence Autopunch-vermeldingen bekijken

Tijdregistraties die automatisch door de Timesheet Mobile-smartphone-app worden aangemaakt, worden duidelijk gemarkeerd in het activiteitenlogboek voor beoordeling door uw beheerders en managers, zoals hieronder weergegeven.